Datenschutzerklärung

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Einwilligungserklärung für Kandidat*innen bei Talentor Austria GmbH

Ausdrückliche & freiwillige Einwilligung in die Verarbeitung meiner personenbezogenen Daten durch Talentor Austria für den Zweck der Karriereberatung und Vermittlung von Jobs (Art 6 Abs 1 lit a, Art 9 Abs 2 lit a DSGVO).

Ich als Kandidat*in bzw. Bewerber*in für Job-Positionen stimme ausdrücklich zu, dass Talentor Austria GmbH (nachfolgend kurz „Talentor Austria“), Talentor Austria GmbH, Seilerstätte 22/7-8, A-1010 Wien, meine folgenden personenbezogenen Daten zum Zweck der Bearbeitung meiner Bewerbung verarbeitet:

Angaben bei Registrierung

• Personendaten (z.B. Vor- und Nachname)
• Adressdaten
• Kontaktdaten (z.B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
• Datum und Uhrzeit (der Registrierung bzw. Aktualisierung)

Freiwillige Angaben, die bei der Registrierung oder zu einem späteren Zeitpunkt ergänzt werden können

• Bewerbungsunterlagen (z.B. Lebenslauf oder Zeugnisse)
• Beruflicher Werdegang (z.B. Angaben zu ihren bisherigen Beschäftigungen)
• Daten zu Ihrer Ausbildung (z.B. Angaben zu Studien- oder Schulabschlüssen)
• Berufliche Anforderungen (z.B. gewünschtes Beschäftigungsausmaß, Wunschgehalt, Kündigungsfrist)
• Fähigkeiten & Qualifikationen (z.B. Zusatzausbildungen, Zertifikate, Sprachen, Hobbies)

Meine personenbezogenen Daten dürfen für den Zweck der Karriereberatung und Vermittlung von Jobs verwendet werden, was folgende Verarbeitungen umfasst:

• Die Speicherung meiner personenbezogenen Daten in der Datenbank von Talentor Austria in Form eines Kandidat*innen-Profils.
• Die Verwaltung meines Kandidat*innen-Profils.
• Die Entgegennahme und Bearbeitung meiner Bewerbungen für konkrete Job-Positionen.
• Das Hinzufügen von Notizen und Ergänzung im Rahmen persönlicher Gespräche (Job-Interviews).
• Die Kontaktaufnahme mit mir bezüglich passender Jobangebote via z.B. Telefon und E-Mail sowie zur Vereinbarung von Bewerbungsgesprächen und zu Rückfragen.
• Die Weiterleitung meines Kandidat*innen-Profils bzw. daraus abgeleiteter Empfehlungen an potenzielle Dienstgeber*innen (Auftraggeber*innen von Talentor Austria) zum Zweck der Vermittlung von Jobs.
• Die Erteilung von Informationen an mich in Bezug auf den Status und das Ergebnis von Bewerbungen.
• Als Basis für interne Statistiken bzw. internes Controlling (z.B. Anzahl der besetzten Positionen, Garantiefälle bei Kund*innen durch vorzeitiger Dienstvertragsauflösung, Gehaltsdaten als Grundlage zur Rechnungslegung, Dienstbeginn).

Die Übermittlung meiner personenbezogenen Daten kann beschränkt für den oben beschriebenen Zweck der Karriereberatung und der Vermittlung von Jobs an die mit Talentor Austria verbundenen Gesellschaften sowie Auftraggeber*innen von Talentor Austria (potenzielle Dienstgeber*innen) erfolgen. Nähere Erläuterungen zu diesen Empfängerkategorien finde ich in der Datenschutzerklärung im Anschluss, die ich zur Kenntnis genommen habe. Die Weiterleitung meiner personenbezogenen Daten an Auftraggeber*innen von Talentor Austria (potenzielle Dienstgeber*innen) erfolgt nur nach meiner vorherigen ausdrücklichen Einwilligung, die ich im Rahmen eines persönlichen Gesprächs, Telefonats oder per E-Mail erteilen kann. Insbesondere vor der Übermittlung meiner personenbezogenen Daten an potenzielle Dienstgeber*innen in Drittländern (außerhalb der EU) wird mich Talentor Austria im Vorhinein aufklären und meine ausdrückliche Einwilligung dazu einholen.

Die Datenschutzerklärung im Anschluss enthält noch weitere Informationen dazu. Ich hatte vor der Erklärung meiner Einwilligung dazu Gelegenheit, per E-Mail an dataprotection.austria@talentor.com Fragen an die Datenschutzabteilung von Talentor Austria zu stellen. Meine Einwilligung ist freiwillig und erfolgt auf Basis der in der Datenschutzerklärung dargestellten Informationen. Ich bin zur Erklärung der Einwilligung nicht verpflichtet.

WIDERRUF

Ich kann meine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft per E-Mail an dataprotection.austria@talentor.com ohne Angabe von Gründen widerrufen. Dies bedeutet, dass die Verarbeitung bis zum Einlangen des Widerrufs auf Grundlage meiner Einwilligung erfolgt und zulässig ist.

Wenn ich nicht zustimme oder meine Einwilligung widerrufe, kann Talentor Austria meine Daten nicht verarbeiten. Im Falle eines Widerrufs meiner Einwilligung wird Talentor Austria meine personenbezogenen Daten für den Zweck der Karriereberatung und Vermittlung von Jobs nicht mehr verarbeiten und mir keine Job-Positionen mehr vermitteln.

Durch Anklicken des Buttons „Annehmen“ erkläre ich die ausdrücklich datenschutzrechtliche Einwilligung zu den oben genannten Zwecken.

 

Datenschutzerklärung und Informationserteilung

Vorwort

Gleich vorweg: Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften.
Nachfolgend möchten wir Sie informieren, welche personenbezogene Daten wir von Ihnen im Fall einer Registrierung an unserem Kandidat*innenportal bzw. einer Bewerbung per E-Mail oder Post auf eine konkrete Job-Position erheben, wozu wir diese benötigen, wie wir sie verwenden und an wen Sie sich bei Fragen wenden können.

1. An wen richtet sich diese Datenschutzerklärung? 

Diese Erklärung richtet sich an Personen (nachfolgend auch Kandidat*innen genannt), die ein kostenloses Benutzerkonto im Rahmen unseres Kandidat*innenportals bei Talentor, entweder im Zuge einer Bewerbung oder initiativ, erstellen möchten, sowie an Kandidat*innen, die sich per E-Mail oder Post auf eine konkrete Position bewerben.

2. Wer sind wir?  

Wir sind die Talentor Austria GmbH (nachfolgend kurz „Talentor Austria“) mit Hauptsitz in Wien. Wir sind ein Executive Search Unternehmen in Österreich mit internationalen Franchise-Partnern. Wir sind spezialisiert auf die Suche und Beratung von Führungskräften im Top Management und mittleren Management.

Talentor Austria GmbH, FN 506548z
Geschäftsführung: Thomas Zembacher
Adresse: Seilerstätte 22/7-8, A-1010 Wien
Telefon: +43 1 52 38 207 710
E-Mail: office.austria@talentor.com

Wir haben Partner an den folgenden Standorten www.talentor.com/locations, die selbst für die Einhaltung der DSGVO in ihren rechtlichen Einheiten verantwortlich sind.

3. Die mit Talentor Austria verbundenen Unternehmen

Zu unserem Unternehmen gehören die Eigentümergesellschaften Talentor International GmbH und epunkt GmbH sowie die Talentor Franchise-Partnergesellschaften, welche im Zuge von gemeinsamen (ev. Länderübergreifenden) Projekten Zugriff auf Ihre Daten erhalten können.
Als Kandidat*in können Sie Ihre Datenschutz-Rechte (siehe Punkt 10) zentral bei uns unter dataprotection.austria@talentor.com geltend machen. Alle verbundenen Unternehmen sind zur Vertraulichkeit und zur Einhaltung der anwendbaren Datenschutzbestimmungen verpflichtet.

4. Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre Daten?  

Wir nutzen Ihre Daten zur Karriereberatung und Vermittlung von Jobs.

Auf unserer Webseite haben Sie im Kandidat*innen-Portal die Möglichkeit, ein Benutzerkonto anzulegen. Damit bieten Sie uns die Möglichkeit, Sie aktiv über interessante Jobangeboten zu informieren. 
Zudem können Sie sich über das Benutzerkonto direkt auf eine konkrete Job-Position bewerben.

Auch wenn Sie sich über E-Mail bewerben, nehmen wir Ihre Daten zur Bearbeitung der Bewerbung in unserer Datenbank auf. Im Fall einer aktiven Bewerbung nimmt ein*e Talentor Austria Mitarbeiter*in per E-Mail oder Telefon Kontakt mit Ihnen auf, um Sie über weitere Schritte zu informieren. Relevante Informationen aus diesen persönlichen Kontakten können von Ihrem/Ihrer Berater*in zusätzlich in Ihrem Benutzerkonto erfasst werden.
Leider ist nicht immer gleich die erste Bewerbung erfolgreich. Vorbehaltlich Ihrer Einwilligung (siehe Punkt 6) nimmt Talentor Austria daher wieder mit Ihnen Kontakt auf, sobald wir mit der Suche zu weiteren Job-Ausschreibungen beauftragt wurden, die zu Ihrem Profil passen.

5. Verarbeitung personenbezogener Daten durch KI-gestützte Systeme

Im Rahmen unserer Dienstleistungen können personenbezogene Daten durch KI-gestützte Systeme verarbeitet werden, etwa zur Analyse von Bewerbungsunterlagen und zur Generierung von Kandidatenberichten. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO erfolgt nicht. Die Auswertung dient ausschließlich der Unterstützung unserer Consultants.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Personenbezogene Daten werden dabei nicht zum Training der eingesetzten KI-Modelle genutzt und ausschließlich zweckgebunden verarbeitet.

6. Auf Basis welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten? 

Eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Vermittlung auf konkrete Job-Positionen erfolgt bei einer E-Mail-Bewerbung auf Basis der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen nach Art 6 Abs 1 lit b DSGVO. Dabei wird ein Benutzerkonto auf Basis der von Ihnen übermittelten Daten erstellt. Dies ist für den Recruitingprozess notwendig und erfolgt aufgrund der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Anfrage von Ihnen, also Ihrer Bewerbung auf eine oder mehrere konkrete Job-Positionen (Art 6 Abs 1 lit b DSGVO). Mittels des Benutzerkontos können Sie Ihre Daten stets auf dem aktuellen Stand halten (Art 5 Abs 1 lit d DSGVO).

Im Zuge einer Profilanlage im Karriereportal durch Sie selbst – mit und/oder ohne Ihre aktive Bewerbung über das Karriereportal – verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Erstellung eines Kandidat*innenprofils sowie der damit verbundenen Empfehlung von Job-Positionen ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art 6 Abs 1 lit a).

Darüber hinaus werden Ihre Daten gegebenenfalls aus überwiegendem berechtigtem Interesse (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO) sowie zur Erfüllung rechtlicher Pflichten (Art 6 Abs 1 lit c DSGVO), insbesondere im Zusammenhang mit der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (z.B. Ansprüche nach dem Gleichbehandlungsgesetz), verarbeitet. Zu diesem Zweck werden Ihre Daten – sofern erforderlich – lediglich eingeschränkt gespeichert.
Sie sind zur Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet. Allerdings können wir ohne Ihre personenbezogenen Daten keine Bewerbungen entgegennehmen und Sie – falls gewünscht – nicht über passende Jobs informieren.

7. Welche personenbezogenen Daten erheben und verarbeiten wir?

7.1 Folgende Kategorien von Daten werden bei Erstellung eines Benutzerkontos erhoben und verarbeitet:

Datenkategorie	Zweck	Rechtsgrundlage
IP Adresse, Registrierungsdaten (Login, Passwort, Akzeptieren der Nutzungsbedingungen und der Datenschutzerklärung)	Zur eindeutigen Identifikation und Überprüfung und Speicherung des aktiven Akzeptierens der Nutzungsbedingungen und der Datenschutzerklärung	Berechtigtes Interesse (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO) und Erfüllung von rechtlicher Verpflichtung (Art 6 Abs 1 lit c)
Vor-, Nachname	Zur Bearbeitung der Bewerbung und ggf. Buchung eines Terminslots zum Interview	Einwilligung (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO) oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art 6 Abs 1 lit b)
Anschrift	Zur Bearbeitung der Bewerbung Im Falle einer erfolgreichen Vermittlung wird ggf. ein Vermittlungs-Präsent an Ihre Privatadresse gesendet.	Einwilligung (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO) oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art 6 Abs 1 lit b) Berechtigtes Interesse (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO)
Kontaktdaten (E-Mail-Adresse und Telefonnummer)	Zur Bearbeitung der Bewerbung und ggf. Online-Buchung eines Terminslots zum Interview	Einwilligung (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO) oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art 6 Abs 1 lit b)
Bewerbungsunterlagen	Zur Bearbeitung der Bewerbung	Einwilligung (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO) oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art 6 Abs 1 lit b)
Beruflicher Werdegang	Zur Bearbeitung der Bewerbung	Einwilligung (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO) oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art 6 Abs 1 lit b)
Daten zu Ihrer Ausbildung	Zur Bearbeitung der Bewerbung	Einwilligung (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO) oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art 6 Abs 1 lit b)
Berufliche Anforderungen	Zur Bearbeitung der Bewerbung	Einwilligung (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO) oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art 6 Abs 1 lit b)
Fähigkeiten und Qualifikationen	Zur Bearbeitung der Bewerbung	Einwilligung (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO) oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art 6 Abs 1 lit b)
Datum und Uhrzeit (der Registrierung bzw. Aktualisierung)	Zur Überprüfung der Datenaktualität und zur Abwicklung der optimalen Karriereberatung	Berechtigtes Interesse (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO)

7.2 Im Zuge des weiteren Recruiting-Prozesses werden Ihre Daten dann durch eine*n Talentor Ansprechpartner*in ergänzt:

 

Datenkategorie	Zweck	Rechtsgrundlage
Gesprächstermine, -notizen und Anmerkungen zu Ihrem Profil	Mit diesen Notizen können unsere Berater*innen zusätzliche Informationen zu Ihren Anforderungen & Wünschen sowie Ihren Erfahrungen festhalten und so in weiterer Folge beurteilen, ob eine Job-Position passend oder interessant für Sie ist.	Berechtigtes Interesse (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO)
Aufenthaltsbewilligung (betrifft nur Personen aus Drittstaaten)	Zur Überprüfung, ob eine Anstellung aufenthaltsrechtlich möglich ist.	Erfüllung rechtliche Pflichten (Art 6 Abs 1 lit c DSGVO)
E-Mail-Kommunikation	Zur Dokumentation der Kommunikation und der durchgeführten Schritte.	Berechtigtes Interesse (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO
Job-Positionen, die wir Ihnen vorschlagen oder auf die Sie sich bewerben	Zur Dokumentation und Nachvollziehung, in welchen Job-Positionen Sie im Prozess sind.	Berechtigtes Interesse (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO
Verschlagwortung Ihres Profils zur besseren Auffindbarkeit (Kandidat*innenprofil)	Zur besseren Auffindbarkeit Ihres Profils in unserer Datenbank zum Zweck weiterer Jobangebote.	Einwilligung (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO)
Gehaltsdaten (bei erfolgreicher Vermittlung)	Im Falle einer erfolgreichen Vermittlung werden Ihre Gehaltsdaten gespeichert. Diese dient uns als Grundlage für die Rechnungslegung an Kund*innen und zu Statistikzwecken.	Berechtigtes Interesse (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO)
Dienstbeginn (bei erfolgreicher Vermittlung)	Aufgrund von Garantieansprüchen im Falle einer vorzeitigen Dienstvertragsauflösung wird das Datum Ihres ersten Arbeitstages gespeichert.	Berechtigtes Interesse (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO)
Arbeitgeber*in (bei erfolgreicher Vermittlung)	Im Falle einer erfolgreichen Vermittlung wird unser*e Kund*in, Ihr*e Arbeitgeber*in, vermerkt. Dies geschieht aus Rechnungslegungs-, Garantie- und Statistikzwecken.	Berechtigtes Interesse (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO)

Wir machen Sie darauf aufmerksam, dass Gesundheitsdaten, Informationen über die rassische oder ethnische Herkunft, politische, religiöse, gewerkschaftliche oder sexuelle Orientierung zu den besonders schützenswerten Daten gehören (besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art 9 DSGVO). Deshalb möchten wir Sie bitten, solche Daten nicht an uns zu übermitteln. Weder in Form von Lebensläufen noch in Form anderer Dokumente und Unterlagen.

8. Erfolgt ein sogenanntes "Profiling"?

Um Ihnen als Kandidat*in effizient passende Job-Positionen vorschlagen zu können, verschlagworten wir – nach Erhalt der Einwilligung – Ihr Profil in unserer Datenbank zum Zwecke der besseren Auffindbarkeit. In die Verschlagwortung fließen Daten aus den Bewerbungsunterlagen zu Fähigkeiten, Qualifikationen, Gehaltswünschen, Dienstort, Reisebereitschaft oder zum beruflichen Werdegang ein. Bei neuen Jobangeboten werden die gespeicherten Profile der Kandidat*innen mittels dieser Schlagworte gesucht und gefunden und allen im Profil hinterlegten Daten werden dann mit den jeweiligen neuen Jobanforderungen abgeglichen.

In unseren Recruiting-Prozessen gibt es keine Automatismen, die dazu führen, dass Kandidat*innen vollautomatisch aus dem Bewerbungsprozess ausscheiden oder einem unserer Auftraggeber*innen automatisch vorgeschlagen werden. Die Entscheidung, welche Kandidat*innen für welche Positionen angesprochen werden oder an einen unserer Kund*innen weitergeleitet werden, trifft immer der oder die zuständige Talentor Austria Berater*in. Es besteht somit keine automatisierte Entscheidungsfindung gem. Art 22 DSGVO.

9. Wer bekommt Ihre Daten?

9.1 Talentor Austria Mitarbeiter*innen
Zur Zweckerfüllung haben die jeweils zuständigen Mitarbeiter*innen der Firma Talentor Austria sowie – sofern erforderlich – der mit Talentor Austria verbundenen Unternehmen (siehe Punkt 3) Zugriff auf alle unter Punkt 7 genannten Daten.

9.2 Talentor Austria Kund*innen
Im Rahmen des Recruiting-Prozesses werden Ihnen passende Job-Positionen vorgeschlagen oder Sie haben sich aktiv auf eine Position beworben. Nach einem Interview bei Talentor Austria, Rücksprache mit Ihnen und Ihrem erteilten Einverständnis leiten wir Ihre Daten für eine konkrete Job-Position an einzelne Kund*innen in Form eines Reports weiter.
D.h. der Kunde bzw. die Kundin erhält nicht vollen Zugriff auf Ihre Daten, sondern es wird ein positionsbezogener Report erstellt, der Ihre Stammdaten (Personen-, Adress- und Kontaktdaten), Ihre beruflichen Anforderungen (z.B. Wunschgehalt oder Kündigungsfrist), die Einschätzung zur Passung des/der Talentor Austria Recruiting Berater*in basierend auf geführten Gesprächen beinhaltet. Unsere Kund*innen sind vertraglich zur Vertraulichkeit und Verschwiegenheit verpflichtet.

9.3 Technische Dienstleister*innen
Für die Erbringung unserer Leistungen setzen wir mitunter Dienstleister*innen (sogenannte Auftragsverarbeiter) ein. Beispiele für solche Dienstleister*innen sind der Provider unserer Recruiting-Software oder Hosting-Provider, die uns Server für den Software-Betrieb zur Verfügung stellen. Diese Dienstleister*innen haben ausschließlich zu Wartungs- und Supportzwecken fallweise Zugriff auf Ihre Daten. Sie sind vertraglich durch eine Auftragsverarbeitervereinbarung gem. Art 28 DSGVO zur Vertraulichkeit und zu Datensicherheitsmaßnahmen verpflichtet, wobei die Einhaltung der Datensicherheitsmaßnahmen regelmäßig von uns überprüft wird. Es erfolgt in diesem Zusammenhang keine Verarbeitung personenbezogener Daten in Drittländern.

9.4 Weitere Empfänger*innen
Zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen oder zur Abwehr von Rechtsansprüchen kann es gegebenenfalls vorkommen, dass wir beispielsweise Behörden, Gerichten oder Rechtsvertreter*innen Zugriff auf Ihre Daten gewähren müssen.

10. Welche Rechte haben Sie?

Aufgrund der Datenschutz-Grundverordnung (Artikel 15 bis 22) haben Sie das Recht auf Auskunft, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Berichtigung, Widerruf und Widerspruch. Nachfolgend möchten wir Ihnen einige dieser Rechte genauer erläutern:

• Ihr Recht auf Auskunft und Berichtigung
  Sie erhalten selbstverständlich Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten, die von uns gespeichert und verarbeitet werden. Sollten Ihre Daten nicht mehr zutreffend oder unvollständig sein, können Sie deren Berichtigung bzw. Ergänzung verlangen bzw. diese selbst über das Kandidat*innenportal vornehmen.
• Ihr Recht auf Widerruf und auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten
  Sie können jederzeit Ihre Einwilligung widerrufen und Ihr Recht auf Löschung ausüben. In diesem Fall sind wir verpflichtet, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu löschen, sofern wir nicht zur darüberhinausgehenden Aufbewahrung Ihrer Daten bzw. Teilen davon berechtigt bzw. verpflichtet sind. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die auf Grundlage der Einwilligung bis zum Einlangen des Widerrufs erfolgt, nicht berührt.
• Ihr Recht auf Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie Maßnahmen im Zusammenhang mit automatisierter Entscheidungsfindung
  Sie können weiters uns gegenüber unter bestimmten Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung oder Bereitstellung Ihrer Daten im Rahmen des Rechts auf Datenübertragbarkeit verlangen sowie gegebenenfalls Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten erheben.

Darüber hinaus haben Sie das Recht, bei der Datenschutzbehörde eine Beschwerde zu erheben, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht im Einklang mit den datenschutzrechtlichen Vorgaben erfolgt. Die Kontaktdaten der österreichischen Datenschutzbehörde finden Sie hier: https://dsb.gv.at/ueber-die-datenschutzbehoerde/kontakt.

11. Wie lange werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert?

Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich so lange gespeichert, wie sie zur Erreichung der oben genannten Zwecke (z.B. zur Verteidigung von Rechtsansprüchen nach §§ 15 Abs 1, 29 Gleichbehandlungsgesetz) erforderlich sind. Danach werden Ihre Daten unverzüglich und unaufgefordert gelöscht. Im Falle Ihrer Einwilligung erfolgt eine Verarbeitung grundsätzlich nur bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung.
Wir behalten uns bei Kandidat*innen, denen wir trotz Einwilligung über einen längeren Zeitraum keine passenden Job-Positionen vorschlagen konnten, vor, diese Profile unaufgefordert zu löschen. Sollte es zu einem späteren Zeitpunkt eine für Sie interessante Job-Position geben, können Sie sich jederzeit erneut ein Benutzerkonto erstellen.

12. An wen können Sie sich wenden?

Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an unsere Datenschutzabteilung:
Talentor Austria GmbH 
Data Protection Manager: Antonia Wild
Seilerstätte 22/7-8, A-1010 Wien
Datenschutz E-Mail: dataprotection.austria@talentor.com


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Consent Declaration for Candidates at Talentor Austria GmbH

Explicit & voluntary consent to the processing of my personal data by Talentor Austria for the purpose of career counseling and job placement (Art. 6 para. 1 lit. a, Art. 9 para. 2 lit. a GDPR).

As a candidate / applicant for job positions, I explicitly consent to Talentor Austria GmbH (hereinafter briefly “Talentor Austria”), Talentor Austria GmbH, Seilerstätte 22/7-8, A-1010 Vienna, processing the following personal data of mine for the purpose of handling my application:

Data provided at registration:

• Personal data (e.g., first and last name)
• Address data
• Contact data (e.g., phone number, email address)
• Date and time (of registration or update)

Voluntary information provided at registration or added later

• Application documents (e.g., CV or certificates)
• Professional background (e.g., details of previous employment)
• Data about your education (e.g., details of study or school degrees)
• Professional requirements (e.g., desired working hours, salary expectations, notice period)
• Skills & qualifications (e.g., additional training, certificates, languages, hobbies)

My personal data may be used for the purpose of career counseling and job placement, which includes the following processing activities:

• Storage of my personal data in Talentor Austria’s database in the form of a candidate profile.
• Management of my candidate profile.
• Receipt and processing of my applications for specific job positions.
• Adding notes and supplements during personal conversations (job interviews).
• Contacting me regarding suitable job offers via, e.g., phone and email, as well as to arrange interviews and follow-up questions.
• Forwarding my candidate profile or recommendations derived from it to potential employers (clients of Talentor Austria) for the purpose of job placement.
• Providing information to me regarding the status and outcome of applications.
• As a basis for internal statistics and internal controlling (e.g., number of filled positions, guarantee cases with clients due to early contract termination, salary data as a basis for invoicing, start of employment).

The transfer of my personal data may be limited to the above-mentioned purpose of career counseling and job placement to companies affiliated with Talentor Austria as well as clients of Talentor Austria (potential employers). Further explanations about these recipient categories can be found in the privacy policy below, which I have acknowledged. The forwarding of my personal data to clients of Talentor Austria (potential employers) will only take place after my prior explicit consent, which I can give during a personal conversation, phone call, or via email. In particular, before transferring my personal data to potential employers in third countries (outside the EU), Talentor Austria will inform me in advance and obtain my explicit consent.

The privacy policy below contains further information. Before giving my consent, I had the opportunity to ask questions to the Talentor Austria Data Protection Department by email at dataprotection.austria@talentor.com. My consent is voluntary and based on the information presented in the privacy policy. I am not obliged to give my consent.

WITHDRAWAL

I can revoke my consent at any time with effect for the future by sending an email to dataprotection.austria@talentor.com without stating reasons. This means that processing based on my consent is lawful until the revocation is received.

If I do not consent or revoke my consent, Talentor Austria cannot process my data. In the event of a withdrawal of my consent, Talentor Austria will no longer process my personal data for the purpose of career counseling and job placement and will no longer offer me any job positions.

By clicking the “Accept” button, I explicitly declare my data protection consent to the purposes stated above.

 

Privacy Policy and Information Notice

Foreword

Right upfront: We treat your personal data confidentially and in accordance with applicable data protection laws.
Below, we would like to inform you which personal data we collect from you when you register on our candidate portal or apply via email or post for a specific job position, why we need this data, how we use it, and whom you can contact if you have any questions.

1. Who is this privacy policy addressed to?

This policy is addressed to individuals (hereinafter also referred to as candidates) who wish to create a free user account within our Talentor candidate portal — either as part of an application or on their own initiative — as well as candidates applying for a specific position via email or postal mail.

2. Who are we?

We are Talentor Austria GmbH (hereinafter briefly “Talentor Austria”) headquartered in Vienna. We are an executive search company in Austria with international franchise partners. We specialize in searching for and advising executives in top and middle management.

Talentor Austria GmbH, Company Register No. 506548z
Management: Thomas Zembacher
Address: Seilerstätte 22/7-8, A-1010 Vienna
Phone: +43 1 52 38 207 710
Email: office.austria@talentor.com

We have partners at the following locations www.talentor.com/locations who are individually responsible for GDPR compliance in their legal entities.

3. Companies affiliated with Talentor Austria

Our group includes the parent companies Talentor International GmbH and epunkt GmbH as well as Talentor franchise partner companies, which may gain access to your data during joint (e.g. cross-border) projects.
As a candidate, you can exercise your data protection rights (see point 10) centrally with us at dataprotection.austria@talentor.com. All affiliated companies are committed to confidentiality and compliance with applicable data protection regulations.

4. For what purpose do we process your data?

We use your data for career consulting and job placement.
You can create a user account through the candidate portal on our website. This gives us the opportunity to actively inform you about interesting job offers. Your user account also allows you to apply directly for a specific job opportunity. Even if you apply via email, we will enter your data into our database to process your application. If your application is active, a Talentor Austria employee will contact you by email or phone to inform you about the next steps. Relevant information from these personal interactions may also be added to your user account by your consultant.
Unfortunately, the first application is not always successful. With your consent (see point 6), Talentor Austria may contact you again when we are commissioned to search for additional job opportunities that match your profile.

5. Processing of personal data by AI-based systems

As part of our services, personal data may be processed by AI-based systems, for example, to analyze application documents and generate candidate reports. Automated decision-making within the meaning of Art. 22 GDPR does not take place. The evaluation is solely for the support of our consultants.

Processing is based on your consent according to Art. 6 para. 1 lit. a GDPR. Personal data is not used to train the AI models employed and is processed exclusively for the specified purpose.

6. On what legal basis do we process your personal data?

The processing of your personal data for the purpose of job placement takes place — when applying via email — on the basis of pre-contractual measures pursuant to Art. 6 para. 1 lit. b GDPR. A user account is created based on the information you provide. This is necessary for the recruitment process and is carried out at your request, i.e., in connection with your application for one or more specific job positions. You can update your data in the user account at any time (Art. 5 para. 1 lit. d GDPR).

When you create a profile in the career portal yourself — whether or not you actively apply for a position via the portal — we process your personal data for the purpose of creating a candidate profile and recommending suitable job opportunities, exclusively based on your explicit consent (Art. 6 para. 1 lit. a GDPR).

In addition, your data may be processed based on overriding legitimate interests (Art. 6 para. 1 lit. f GDPR) as well as for the fulfillment of legal obligations (Art. 6 para. 1 lit. c GDPR), particularly in connection with the establishment, exercise, or defense of legal claims (e.g., claims under the Equal Treatment Act). For this purpose, your data will be stored in a restricted manner, if necessary.

You are neither legally nor contractually obliged to provide your personal data. However, without it, we cannot accept your application or, if desired, inform you about suitable job opportunities.

7. What personal data do we collect and process?

7.1 When you create a user account, the following categories of data are collected and processed:
 

Data Category	Purpose	Legal Basis
IP address, registration data (login, password, acceptance of terms and privacy policy)	To uniquely identify and verify the user, and store active consent to terms and privacy policy	Legitimate interest (Art. 6 para. 1 lit. f GDPR), Legal obligation (Art. 6 para. 1 lit. c GDPR)
First and last name	To process the application and, if needed, book an interview appointment	Consent (Art. 6 para. 1 lit. a), or pre-contractual steps (Art. 6 para. 1 lit. b)
Address	To process the application; in the event of a successful placement, a gift may be sent to your home address	Consent or pre-contractual steps (Art. 6 para. 1 lit. a or b), Legitimate interest (Art. 6 para. 1 lit. f)
Contact details (email, phone)	To process the application and, if applicable, book an interview appointment	Consent or pre-contractual steps (Art. 6 para. 1 lit. a or b)
Application documents	To process the application	Consent or pre-contractual steps (Art. 6 para. 1 lit. a or b)
Professional experience	To process the application	Consent or pre-contractual steps (Art. 6 para. 1 lit. a or b)
Educational background	To process the application	Consent or pre-contractual steps (Art. 6 para. 1 lit. a or b)
Job preferences	To process the application	Consent or pre-contractual steps (Art. 6 para. 1 lit. a or b)
Skills and qualifications	To process the application	Consent or pre-contractual steps (Art. 6 para. 1 lit. a or b)
Date and time (of registration or update)	To ensure data accuracy and for optimal career consulting	Legitimate interest (Art. 6 para. 1 lit. f)

7.2 During the further recruitment process, your data may be supplemented by a Talentor consultant:

Data Category	Purpose	Legal Basis
Interview appointments, notes and remarks on your profile	To record additional information regarding your expectations and experiences to assess job fit	Legitimate interest (Art. 6 para. 1 lit. f)
Residence permit (only for third-country nationals)	To verify employment eligibility	Legal obligation (Art. 6 para. 1 lit. c)
Email communication	To document communication and actions taken	Legitimate interest (Art. 6 para. 1 lit. f)
Job positions proposed or applied for	To track which positions are in process	Legitimate interest (Art. 6 para. 1 lit. f)
Profile tagging (candidate profile)	To improve searchability for further job opportunities	Consent (Art. 6 para. 1 lit. a)
Salary data (upon successful placement)	For invoicing clients and statistical purposes	Legitimate interest (Art. 6 para. 1 lit. f)
Start date (upon successful placement)	For warranty-related claims in case of early contract termination	Legitimate interest (Art. 6 para. 1 lit. f)
Employer (upon successful placement)	Recorded for invoicing, warranty, and statistical purposes	Legitimate interest (Art. 6 para. 1 lit. f)

Please note that health data, information about racial or ethnic origin, political, religious, trade union, or sexual orientation are considered special categories of personal data (as defined in Article 9 GDPR) and are particularly sensitive. Therefore, we kindly ask you not to provide such data to us — neither in your CV nor in any other documents or materials.
 

8. Is "profiling" carried out?

To efficiently suggest suitable job positions to you as a candidate, we tag your profile in our database for improved searchability — only with your prior consent. This tagging involves data from your application documents such as skills, qualifications, salary expectations, preferred location, willingness to travel, and work experience. When new job openings arise, candidate profiles are searched using these tags, and the stored data is compared to job requirements.

No automated decision-making as defined in Art. 22 GDPR takes place in our recruitment process. Candidates are neither automatically excluded nor forwarded to clients without human involvement. All decisions regarding which candidates are contacted or presented to clients are made by a Talentor Austria consultant.

9. Who receives your data?

9.1 Talentor Austria Employees
All necessary Talentor Austria employees — and if needed, affiliated companies (see Section 3) — have access to your data for the purposes outlined in Section 7.

9.2 Talentor Austria Clients
If you apply for or are suggested for a specific role, and after an interview and your express consent, your data will be forwarded to individual clients in the form of a position-specific report. This includes personal, address, and contact details, professional preferences (e.g., salary expectations, notice period), and a consultant’s assessment. Our clients are contractually bound to confidentiality and discretion.

9.3 Technical Service Providers
We use processors (e.g., software or hosting providers) for our services. These providers may access your data only for maintenance and support purposes and are bound by data processing agreements (Art. 28 GDPR). No processing occurs in third countries.

9.4 Other Recipients
To comply with legal obligations or defend legal claims, data may be disclosed to public authorities, courts, or legal representatives.

10. What are your rights?

Under the General Data Protection Regulation (Articles 15 to 22), you have the right to information, deletion, restriction, data portability, rectification, withdrawal, and objection. Below, we would like to explain some of these rights in more detail:

• Your right to information and rectification
  You are entitled to receive information about your personal data that we store and process. If your data is no longer accurate or is incomplete, you can request its correction or completion, or make these changes yourself via the candidate portal.

• Your right to withdraw consent and to deletion of your personal data
  You may withdraw your consent at any time and exercise your right to deletion. In this case, we are obliged to delete the personal data concerning you, unless we are legally entitled or obliged to retain all or part of your data. The withdrawal of consent does not affect the lawfulness of processing carried out based on consent before its withdrawal.

• Your right to restriction, data portability, objection, and measures related to automated decision-making
  You may also request that we restrict the processing or provision of your data under certain conditions within the scope of the right to data portability, and, if applicable, object to the processing of your data.

Furthermore, you have the right to lodge a complaint with the data protection authority if you believe that the processing of your personal data is not in compliance with data protection regulations. The contact details of the Austrian Data Protection Authority can be found here: https://data-protection-authority.gv.at/

11. How long is your data stored?

Your personal data will generally be stored for as long as necessary to achieve the purposes mentioned above (e.g., for the defense of legal claims pursuant to §§ 15 para 1, 29 of the Equal Treatment Act). After that, your data will be deleted promptly and without the need for any request.

In the case of your consent, processing will generally take place only until you withdraw your consent.

For candidates to whom we have not been able to offer suitable job positions over an extended period despite their consent, we reserve the right to delete their profiles without prior notice. Should a suitable job opportunity arise at a later time, you may create a new user account at any time.

12. Who can you contact?

For any questions regarding this privacy policy or to exercise your rights, please contact our Data Protection Department:
Talentor Austria GmbH
Data Protection Manager: Antonia Wild
Seilerstätte 22/7-8, A-1010 Vienna
Email: dataprotection.austria@talentor.com